วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง
Wedding

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง แบบไม่ต้องพิมพ์ทีละใบ

วันนี้มาถึงงานแบบ DIY จริงๆกันบ้าง เนื่องจากว่าพอเราสั่งพิมพ์การ์ดเสร็จปั๊บ เราก็จะได้การ์ดแต่งงานแบบหน้าซองเปล่าๆ ปัญหาต่อไปคือเราต้องพิมพ์ชื่อแขกทุุกคนที่เราเชิญลงไปบนหน้าซอง แค่พิมพ์บนซองให้ตรงกลางสวยๆ สาวๆหลายคนก็กุมขมับแล้ว แล้วยังต้องพิมพ์เป็นร้อยๆใบ แค่คิดก็เหนื่อยแล้ว วันนี้ก็เลยจะมาเสนอ วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง แบบไม่ต้องพิมพ์ทีละใบ (แต่ยังไงก็ต้องพิมพ์นะเออ)

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

วิธีการที่ว่าคือเราจะใช้  2 โปรแกรมคือ Microsoft Excel และ Microsoft word ในการพิมพ์ซองนี้ ขั้นตอนคร่าวๆคือ

  1. เราจะพิมพ์รายชื่อทุกคนที่เราจะจ่าหน้าซอง อย่าลืมคำนำหน้าให้ครบถ้วน เช่น คุณ อาจารย์ หรือยศต่างๆ และคำว่า “และครอบครัว” ถ้าเราตั้งใจจะเชิญคนในครอบครัวของแขกคนนั้นๆมาด้วย ชื่อทั้งหมดนี้จะทำเป็นตารางอยู่ใน Excel และ Save ไว้เป็น File รายชือแขกทั้งหมด
  2. เราจะจัดวางตำแหน่งที่จะพิมพ์ชื่อบนซอง ด้วย Microsoft Word แล้วก็สั่งให้ Microsoft word ดึงรายชื่อออกมาพิมพ์จาก File รายชื่อแขกทั้งหมดที่ทำไว้จากข้อแรก ก็เป็นอันเสร็จ

รายละเอียดจะเป็นยังไงมาดูกันค่ะ

พิมพ์รายชื่อแขกใน Excel

  • ขั้นแรกก็เปิดโปรแกรม Excel แล้วก็คลิกตั้งชื่อหัวแถว (แถว = column ) ในที่นี้เราจะตั้งชื่อว่า “รายชื่อ”
  • พิมพ์รายชื่อเรียงเป็นแถวในแนวตั้ง (column) โดยทั้งคำนำหน้า ชื่อ นามสกุล ทั้งหมดอยู่ในช่องเดียวกันหมดเลยนะคะ (อันนี้ยังไงก็ต้องพิมพ์อยู่ดีค่ะ บางคนถ้ามีรายชื่อแขกในรูป File อื่นๆอยู่ ก็จะใช้วิธี Copy -Paste มาวางก็ได้

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

  • หลังจากนั้นก็ Save ไว้ ตั้งชื่อ File ให้จำง่าย เราจะตั้งว่า “รายชื่อแขก”

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

จัดวางหน้ากระดาษใน Microsoft Word

ลองดูตามรูปกันไปได้เลย

1-3 .เปิดโปรแกรม Microsoft word เลือกไปที่ Mailings—> start Mail Merge—> Envelopes

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

4-6 หลังจากนั้นจะมีหน้าต่าง Envelope option ขึ้นมาให้เลือก Envelope option แล้วก็ใส่ขนาดของซองของการ์ด อย่างงานของเราเป็นขนาดประมาณ 5×7 นิ้ว หรือประมาณ 18.4 x 13.3 เซนติเมตร หลังจากนั้นคลิก OK

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

7-8 หลังจากนั้นหน้ากระดาษจะกลายเป็นขนาดตามซองของเรา ให้เลือก Select recipinets—> Use Exisiting List

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

9 จะได้หน้าต่าง select Data Source ขึ้นมา ก็ให้เลือก File excel “รายชื่อแขก” ที่เราสร้างไว้ตอนแรกมา แล้วก็คลิก Open

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

10 หลังจากนั้นจะขึ้นให้เลือกว่าเราพิมพ์ไว้ในตารางไหน  ซึ่งดูได้จากมุมขวาล่างตอนที่เราสร้างตาราง “รายชื่อ” ใน Excel (ลองกลับไปดูรูปแรกที่เราทำได้ ) ก็จะได้ว่าเป็น Sheet 1 ก็เลือก แล้วก็คลิก OK

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

11-13  ขั้นตอนนี้เราจะสร้าง Address Block ซึ่งคือ ตำแหน่งที่เราจะวางชื่อลงไป ก่อนอื่นก็จะให้เราเลือกก่อนว่าจะเอา Column ไหน ใส่เป็นชื่อ ก็ให้เลือก Address Block–> Match Fields—> ตั้งตรง First name ให้เป็นชื่อหัวตารางที่เราพิมพ์รายชื่อไว้ นั่นก็คือ “รายชื่อ” (เนื่องจากว่าเราพิมพ์ทั้งชื่อนามสกุล และรายละเอียดทั้งหมดในช่องเดียวกัน เราก็เลยไม่ต้องกังวลช่องอื่นๆที่ให้เลือกมากนัก)

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

พอคลิกโอเคก็จะได้ ออกมาเป็นแบบนี้ มีส่วนที่เขียนว่า  <<Address Block>>

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

14 ตรงนี้เราก็จะทำการจัดหน้ากระดาษอย่างที่เราต้องการ โดยไปที่เมนู  Home เลือก Font เลือกขนาดตัวหนังสือให้พอดี ตอนเราพิมพ์ เราใช้  Cordia New ขนาด 22-24 อย่าลืมคำว่าเรียนเชิญก่อน (พิมพ์ตามปกติได้เลย) ส่วนตัว Address Block ก็เปลี่ยนไซส์ และขยับได้ตามใจชอบ

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

15-17 ต่อจากนี้เราจะมา preview ผลงานของเรากัน ก็กลับไปที่ Mailing—> Preview result พอกดแล้ว Address Block จะกลายเป็นชื่อของแขกที่เราพิมพ์ไว้ และเราเลื่อนดูซองต่อๆไปได้ตรงลูกศร ที่อยู่ใกล้ๆ 17 ตามในภาพ ถ้าเราไม่พอใจก็กลับไปปรับแต่งได้ โดยกด Preview result อีกทีเพื่อออกจาก การ Preview แล้วกลับไปปรับแต่งได้เลย

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

18-19 เสร็จแล้วก็สั่งพิมพ์ได้ โดยกดที่ Finish & Merge—-> Print document  แนะนำให้ลองพิมพ์แค่ใบแรกใบเดียวก่อน และอย่าพึ่งใช้ซองจริง (โดยเฉพาะถ้าซื้อมาแพง) เพื่อที่จะได้รู้ว่าเราวางซองใส่ใน  Printer ถูกด้านรึเปล่า กลับหัว กลับด้าน หรือไม่ แล้วค่อยสั่งพิมพ์ที่เหลือทั้งหมด อีกอย่างคืออย่างลืมเช็คก่อนใส่ซองทั้งหมดลงใน Printer ว่าซองหันด้านเดียวกันทุกซองรึเปล่าด้วย ไม่งั้นอาจจะเกิดการพิมพ์ผิดด้าน หรือกลับหัวได้

วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง

 

แค่นี้ก็เสร็จเรียบร้อยสำหรับ วิธีพิมพ์ซองงานแต่ง อาจจะดูยุ่งยากหน่อย แต่ค่อยๆทำไปก็ไม่ยากเลย และเร็วกว่าการนั่งจัดทีละใบด้วย ประหยัดเวลาได้เยอะทีเดียวเลย